Помощник коммерческого директора / специалист по документообороту

Описание вакансии

компания "биоформ, научный центр"

мы ищем внимательного и инициативного помощника коммерческого директора, который умеет работать с большим объемом информации, анализировать документы, замечать неточности и оперативно вносить корректировки.

работа предполагает участие в проектах по регистрации медицинских изделий, взаимодействие с государственными органами, сопровождение международных инспекций и организацию внутреннего документооборота компании.

чем предстоит заниматься

• выполнять поручения коммерческого директора и контролировать сроки их исполнения.
• анализировать входящую документацию, проверять ее комплектность, корректность оформления и соответствие установленным требованиям.
• самостоятельно исправлять выявленные неточности и готовить документы к повторной подаче.
• составлять отчеты, справки, таблицы и аналитические материалы для руководителя.
• собирать, систематизировать и предоставлять руководителю данные по запросу.
• ежеквартально собирать и проверять показатели kpi, выявлять расхождения и готовить сводную информацию для руководителя.
• участвовать в подготовке и подаче документов для регистрации медицинских изделий в росздравнадзоре.
• работать с документацией, подаваемой в минпромторг россии и другие государственные органы.
• обеспечивать документальное сопровождение российских и международных инспекций.
• отслеживать статусы поданных документов, сроки получения ответов и необходимость внесения корректировок.
• организовывать документооборот компании: регистрировать входящие и исходящие документы, договоры и сопроводительные материалы.
• собирать подтверждающие документы и контролировать сроки действия и исполнения договоров.
• вести электронные и бумажные реестры, обеспечивать удобный и быстрый поиск документов.
• формировать дела постоянного и длительного хранения, обеспечивать сохранность служебной документации.
• выполнять сшивку, сканирование, копирование и подготовку документов к нотариальному заверению.
• работать с оргтехникой и электронными системами хранения документов.
• поддерживать жизнедеятельность офиса: заказывать канцелярию и расходные материалы, контролировать состояние помещений и организовывать необходимое обслуживание.

наши ожидания

• образование не ниже среднего профессионального.
• уверенное владение microsoft office, особенно word и excel.
• умение работать с формулами excel, фильтрами, сортировкой, сводными и сравнительными таблицами.
• навыки составления, заполнения, проверки и систематизации документов.
• способность работать с большим объемом информации и соблюдать установленные сроки.
• умение анализировать документы, находить ошибки и самостоятельно вносить корректировки.
• грамотная устная и письменная речь.
• уверенная работа с электронной почтой, поисковыми системами, сканерами, принтерами, мфу и другой офисной техникой.
• внимательность к деталям, ответственность, исполнительность и пунктуальность.
• инициативность и готовность самостоятельно разбираться в новых требованиях и рабочих процессах.
• коммуникабельность, деловой стиль общения и умение корректно взаимодействовать с коллегами и внешними организациями.

будет преимуществом

• опыт работы помощником руководителя, делопроизводителем, специалистом по документообороту или регистрации.
• опыт взаимодействия с росздравнадзором, минпромторгом россии и другими государственными органами.
• опыт работы с регистрационной документацией на медицинские изделия.
• опыт документального сопровождения проверок или международных инспекций.
• знание основ делопроизводства и архивного хранения документов.
• навыки подготовки отчетов и проверки показателей kpi.

если у кандидата пока недостаточно опыта в регистрации медицинских изделий, но он внимателен, хорошо работает с документами и готов учиться, мы поможем освоить необходимые процессы.

ключевой портрет кандидата

для этой позиции нужен не только помощник, выполняющий поручения, а самостоятельный специалист с аналитическим складом ума. важно уметь разобраться в документах, увидеть ошибку, предложить исправление, проконтролировать срок и довести задачу до результата