Личный ассистент/Executive Assistant/Chief of Staff

Описание вакансии

компания "авпкапитал"

ищем самостоятельного executive assistant в кабинет собственника — человека, который умеет превращать поручения, идеи и входящие вопросы в законченные решения. это не позиция секретаря, офис-менеджера или бытового помощника. исполнительная часть уже выстроена: в контуре работают постоянные сотрудники и подрядчики. не нужно строить второй штаб, подменять действующих людей или становиться «героем на все руки». нужно встроиться в живую систему, удерживать её устойчивость и точечно закрывать задачи.

параллельно в работе будут новые направления: коммерческие инициативы, запуски, внешние переговоры, пилоты. здесь важна способность не обсудить идею, а провести её от нуля до результата — либо вовремя остановить, если экономика, сроки или риски не сходятся.

кого мы ищем

1. нужен человек с опытом самостоятельной работы рядом с собственником, управляющим партнёром, первым лицом или в небольшом управленческом контуре, где нельзя бесконечно передавать ответственность дальше;
2. подходит опыт в роли executive assistant, business assistant, chief of staff, project / operations manager, помощника собственника или руководителя небольшого операционного контура. особенно ценен опыт в family office, малом штабе и контуре без слоя заместителей.

вы умеете

1. быстро разбирать новую задачу и отделять главное от шума;
самостоятельно действовать в согласованных рамках бюджета, срока и полномочий;

2. вести внешние переговоры и закрывать условия, а не только организовывать встречи;
3. координировать подрядчиков: поставить задачу, получить результат, дожать, заменить или остановить работу;
4. собирать процессы с нуля и доводить их до состояния, когда они работают без ежедневного ручного управления;
5. давать руководителю не проблему и не длинную переписку, а развилку: варианты, стоимость, срок, риски и рекомендацию;
работать с ии каждый день: письма, брифы, справки, таблицы, сравнения - с самостоятельной проверкой качества;
6. спокойно менять приоритеты и говорить короткую правду раньше удобной версии.

задачи

1. организовывать и удерживать контур задач собственника: сроки, ответственные, контрольные точки, блокеры и следующий шаг;
2. фильтровать входящий поток и защищать фокус руководителя: наверх попадают решения и развилки, а не операционный шум;
3. готовить короткие брифы к встречам, переговорам и решениям: цель, контекст, варианты, цена вопроса, риски, рекомендуемый ход;
4. самостоятельно вести отдельные поручения и проекты от постановки до закрытия;
5. вести внешние переговоры с подрядчиками, партнёрами и исполнителями; согласовывать условия, сроки, бюджет и ответственность;
6. контролировать исполнение договорённостей; заранее поднимать вопрос, если срок, бюджет или качество расходятся с планом;
7. готовить планы а / б / х для новых задач и запусков: основной сценарий, резервный сценарий и заранее продуманный выход;
8. проводить первичную оценку новых инициатив: цель, ресурсы, срок, риски, эффект и критерий остановки;
9. использовать ии для ускорения аналитики, подготовки документов, сравнения вариантов и структурирования информации;
10. помогать запускать новые рабочие контуры и пилоты; передавать устойчивые процессы исполнителям либо закрывать направления без перспективы;
11. участвовать в формировании денежных гипотез: исходная точка, целевой показатель, срок и вклад в результат.

условия работы

1. гибридный формат: график 5/2, 3 дня удаленно, 2 дня офис. необходимо присутствие на встречах, переговорах и выездах по делу. полностью удалённый формат не рассматривается;

2. оформление по смз, через полгода можно перейти на тк;

3. фиксированный оклад 150 000 рублей. при достижении финансового результата с нуля есть бонус 50 000 - 100 000 рублей;
4. прямое взаимодействие с собственником, короткий цикл решений;

5. высокая самостоятельность внутри заранее согласованных рамок и полномочий;
6. задачи двух типов: удерживать уже работающую систему и доводить новые инициативы до результата;
7. возможность вырасти в chief of staff, если за 3–6 месяцев контуры закрываются самостоятельно и появляется измеримый результат.

что важно для руководителя

руководитель ждёт не «удобного человека рядом», а освобождения времени и внимания для ключевых решений.

важно, чтобы вы:

1. не возвращали задачу в формате «есть проблема» или «взял(а) в работу». нужен формат: что произошло, какие есть варианты, сколько это стоит, какой срок, какие риски и что вы рекомендуете;
2. не ожидали согласования каждого следующего действия, если рамка решений уже определена;
3. не создавали параллельную систему управления и не подменяли людей, которые уже выполняют свои функции;
не прятали плохие новости. если контур не сходится — сообщить рано и со следующим шагом;
4. не выдавали управленческую небрежность за форс-мажор. просроченный срок, неподтверждённая договорённость или отсутствие контроля — зона ответственности;
5. не запускали инициативы без понимания риска и сценария выхода;
не создавали зависимость системы от себя. хороший результат — процесс живёт устойчиво, а руководитель не является точкой контроля каждой мелочи;
6. умели считать эффект. нужны исходная точка, результат, срок и собственный вклад.

успех в первые 90 дней - 2–3 самостоятельно закрытых рабочих контура, выстроенная фильтрация входящего, внешние переговоры без постоянного участия собственника и хотя бы одна проверенная денежная гипотеза.

если вы ознакомились с вакансией и считаете, что она вам подходит - оставляйте отклик и мы свяжемся с вами!

Метки