Ассистент собственника по управлению проектами/Ассистент первого лица (Executive Assistant)

Описание вакансии

компания "зс ск"

сегодня мы помогаем предпринимателю с опытом более 15 лет, прошедшему путь от b2c-продаж до b2b-бизнеса и контрактного производства в китае и россии. сегодня он развивает family office с инвестиционными и предпринимательскими проектами, а также стартап в сфере трансформационных программ и наставничества. в проектах задействовано около 20 сотрудников и внешних специалистов. команды распределены между кипром, казахстаном и другими странами.

ключевая задача роли:
создать единую систему координации проектов и задач руководителя: переводить идеи в планы, контролировать исполнение, управлять подрядчиками и снимать с руководителя операционную и координационную нагрузку, включая отдельные личные поручения.

чем предстоит заниматься:
— координировать проекты family office и стартапа: собирать поручения руководителя, превращать их в планы с этапами, сроками и ответственными.

— вести единый трекер задач и проектов, контролировать статусы, сроки и выполнение договоренностей.

— взаимодействовать с командой, подрядчиками и внешними специалистами (юристы, маркетологи, финансовые эксперты) без прямого административного подчинения.

— организовывать деловой календарь, zoom-созвоны и встречи, фиксировать договоренности.

— готовить краткие выжимки по проектам: суть, статус, риски и варианты решений.

— систематизировать документы, контакты и информацию по проектам, вести базу знаний.

— вести базовый учет расходов и показателей по проектам.

— использовать ии-инструменты для автоматизации регулярных задач.

— выполнять отдельные личные и организационные поручения - например, помощь с билетами, размещением и другими бытовыми вопросами руководителя. на это уходит не более 15% рабочего времени.

мы ожидаем, что вы:
— имеете опыт от 2-х лет бизнес-ассистентом первого лица, координатором проектов или проджект-менеджером.

— находитесь в часовом поясе с разницей относительно москвы не более 1-2 часов (для эффективного взаимодействия с командой на кипре и в казахстане).

— умеете одновременно вести несколько разноплановых проектов.

— превращаете поток поручений в понятную систему: определяете приоритеты, фиксируете задачи и контролируете результат.

— имеете опыт координации сотрудников и подрядчиков без прямого административного подчинения.

— уверенно работаете с google workspace, excel, таск-трекерами (trello/asana/notion), zoom, электронной почтой и мессенджерами.

— владеете английским языком на уровне не ниже b1 (письменный и разговорный).

— используете ии-инструменты (chatgpt и аналоги) в работе для поиска, анализа и автоматизации.

— обладаете самостоятельностью, системностью, ответственностью и тактичной настойчивостью.

будет плюсом:
— знание kanban или scrum.

— понимание базовой логики pnl и опыт работы с простой управленческой отчетностью.

— опыт сопровождения инвестиционных, международных или стартап-проектов.

— опыт дистанционной поддержки руководителя в командировках/на выездах.

мы предлагаем:
— совокупный доход 130 000 рублей в месяц: фиксированная часть 100 000 рублей и премия до 30 000 рублей.

— полностью удаленная работа с проектами на кипре и в казахстане.

— график 5/2. основное окно доступности - с 08:00 до 20:00 по времени кипра. это не непрерывный 12-часовой рабочий день, а окно, в котором вы доступны. возможны отдельные срочные вопросы вечером или в выходные (постоянная работа в выходные не предполагается).

— прямая работа с собственником, возможность влиять на процессы и инструменты.

— карьерный рост: развитие до senior- или executive business assistant, а в перспективе - до руководителя одного из проектов.

— формат сотрудничества обсуждается индивидуально.

мы не сработаемся, если:
— вы работаете строго по часам и не готовы к редким срочным вопросам вне окна доступности;

— перекладываете ответственность на коллег, подрядчиков или обстоятельства;

— работаете только по прямым поручениям и не предлагаете решений;

— допускаете регулярные ошибки из-за невнимательности;

— не контролируете исполнителей после передачи задачи;

как откликнуться:
пришлите резюме и краткое сопроводительное письмо, в котором ответьте на вопросы:
— с руководителем какого уровня вы работали;

— сколько проектов одновременно координировали;

— приведите пример ситуации, когда вам удалось довести задачу до результата без постоянного участия руководителя;

— укажите ваш город и часовой пояс.

Метки